(趣旨)

第1条　この規程は、町立太良病院(以下「病院」という。)における文書の取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは、事務執行上の意識を記載し、上司の決裁又は閲覧を要する書類、冊子並びに業務上の意識及び状態を記載し、診療業務の用に供する書類、冊子その他の物件をいう。

(文書取扱いの責任区分)

第3条　文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次に掲げるとおりとする。

(閲覧)

第4条　文書(秘密文書及び診療録を除く。)は、公務のほかは、各部署が管理するものにあっては病院長、事務室が管理するものにあっては事務長の許可を得ないで他人に謄写させ、若しくは閲覧させ、又はその謄本を交付してはならない。

(重要文書)

第5条　重要文書は、非常持ち出しの表示のある容器に格納しなければならない。

(公用文の種類)

第6条　公用文(内部関係文及びその他を除く。)の種類は、次のとおりとする。

(文書の収受)

第7条　病院に到着した文書は、事務室において収受するものとする。

(普通文書の取扱い)

第8条　収受した文書は、次条の規定によるもののほか、直ちにこれを開封し、収受日付印及び文書回議印を押印し、これを事務室から配付するものとする。ただし、次に掲げる文書については、回議印の押印を省略することができる。

(特殊文書の取扱い)

第9条　親展文書、書留、電報及び秘密文書並びに開封しないことが適当と認められる文書は開封せず、封皮に収受日付印を押印し、直接名あて人に配付する。

(関連文書の取扱い)

第10条　複数の部署に関係ある文書は、最も関係の深い部署に配付し、当該文書を配付された部署は、速やかに他の関係部署の閲覧に供さなければならない。

(重要物件の取扱い)

第11条　文書に現金、金券、有価証券その他の重要物件が同封されているときは、重要物件収受簿に記載のうえ、企業出納員に送付し、その受領印を受けなければならない。

(配付文書の取扱い)

第12条　各部署(事務室を含む。以下同じ。)において文書が配付されたときは、別に定める文書分類及び保存年限を記入し、これを速やかに処理し、その分類に従って整理しなければならない。

(配付文書の返付)

第13条　配付された文書が、その主管に属さない文書であるときは、直接他の部署に転送することなく、事務室に返付しなければならない。

(収受文書の返還等)

第14条　収受した文書で、病院の主管に属さない文書は、事務室において返還又は転送の手続をとるものとする。

(送料未納等の文書の取扱い)

第15条　送料の未納若しくは不足の文書で、官公署又は学校の発送に係るもの、その他必要と認めるものに限り、その料金を払い、これを収受することができる。

(文書の処理)

第16条　各部署の主管に係る文書は、各部署の長が査閲し、処理の要旨を指示して担当職員に交付する。この場合、特に重要と認める文書については、上司の閲覧に供するとともに、その指示を受けなければならない。

(起案)

第17条　文書の起案は、起案用紙を用い、起案する際、決裁の区分、施行の方法、文書の分類及び保存年限を記入しなければならない。

(稟議)

第18条　稟議は、事務長又は病院長に順次提出して決裁権者の決裁を請わなければならない。

(起案書の記載上の注意)

第19条　起案書には必要により、本文の前に起案の理由を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類を付記又は添付しなければならない。

(決裁文書)

第20条　決裁権者の決裁を要する文書が決裁になったとき(他の機関と合議を要するものについては、合議を終わったとき)は、起案者は起案書に決裁済の年月日を記入するものとする。

(合議)

第21条　他部署又は他の機関の主管事務に関係あるものについては、その関係部署又は機関に合議しなければならない。

(急施を要する文書)

第22条　急施を要する文書には、その旨朱書するものとする。

(文書の綴り)

第23条　文書は、1件ごとに起案から完結に至るまで、一括して綴るものとする。

(記号番号等の整理)

第24条　決裁済の文書は、事務室において直ちに整理しなければならない。ただし、各部署において整理することが適当と認められる文書については、この限りでない。

(文書の番号)

第25条　文書には、次により、記号及び番号を付さなければならない。ただし、軽易な普通文書にあっては、この限りでない。

(文書の発送)

第26条　発送文書は、特定のものを除くほか、すべて事務室に回付し、事務室において発送する。

(文書の保管)

第27条　第8条の規定によって各部署に配付された文書は、所定の場所に保管しなければならない。

(完結文書)

第28条　文書の処理が完結したときは、主務部署において起案書の所定欄に完結年月日を記入し、かつ、別表に定める保存期間ごとに編さんし、保管しなければならない。ただし、法令等で保存期間について定めるものについては、当該期間によるものとする。

(未完結文書)

第29条　未完結文書は、主務部署において一定の場所に保管しなければならない。

(会合等の記録の取扱い)

第30条　各部署又は院内各委員会において会合及び行事をしたときは、主務部署又は当該委員会においてその記録等を保存しなければならない。特に必要があるときは、関係部署に回覧するものとする。

(公印の押印等)

第31条　事案を文書によって施行する場合には、その記名に従い、その施行する文書に当該公印を押印しなければならない。ただし、次に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(公印の使用)

第32条　公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、当該公印を管守する者(以下「公印管守者」という。)に提示し、決裁文書と契印し、公印を受けなければならない。ただし、契印を必要としない文書には、契印を押印しないものとする。

(公印の刷り込み)

第33条　公印は、刷り込むことができない。ただし、当該公印を使用する証票で、これに当該公印を押印することが著しく事務に支障を来たすと認められるものに限り、所定の手続を経てこれを刷り込むことができる。

(委任)

第34条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。