○太良町戸籍事務を処理する電子情報処理組織の管理運営に関する規則
平成16年3月29日
規則第4号
(目的)
第1条 この規則は、本町の戸籍事務を処理する電子情報処理組織(以下「戸籍電算システム」という。)の管理運営に関する基本事項を定め、データ管理の適正化と事務処理の円滑化を図ることを目的とする。
(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍又は除籍・改製原戸籍に関する磁気情報をいう。
(2) ファイル 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。
(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書、操作手引き書コード一覧表等の戸籍電算システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍電算システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受附帳の調製、記録事項証明書の発行、戸籍に関する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム、人口動態統計システム等に戸籍データを提出する戸籍関連事務とする。
(保護管理者)
第4条 戸籍データ、戸籍電算システムのプログラム及びドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、戸籍業務担当課に保護管理者を置く。
2 保護管理者は、町民福祉課長をもって充てる。
(戸籍データ及びプログラムの管理)
第5条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況、これに関する機器等について常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異常の有無について、定期的又は随時点検を行うこと。
2 保護管理者は、戸籍電算システムのプログラムの障害の有無について定期的又は随時点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
(ファイル及び出力帳票の保管)
第6条 保護管理者は、ファイル及び出力帳票の保管及び廃棄について、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) ファイル及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管する等の措置をとること。
(2) ファイル及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により、適正に管理すること。
(3) ファイル及び出力帳票の廃棄にあたっては、復元できない方法等により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第7条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適正に処分すること。
2 ドキュメントを複写し又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(端末装置管理責任者の指定等)
第8条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理責任者を指定しなければならない。
2 端末装置管理責任者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、端末装置の操作者を指定するとともに、操作者が処理することのできる事務の範囲を明確にしなければならない。
4 端末装置の操作者は、磁気記録の保全及び保護に常に留意しなければならない。
(パスワードの管理)
第9条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者毎にパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、定期的又は随時パスワードの更新を行う等、厳重に管理しなければならない。
(端末操作者の責務)
第10条 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることのないようにしなければならない。
2 端末装置の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。
(指導研修)
第11条 保護管理者は、端末装置の操作者に対し、業務上必要な研修を実施するものとする。
(委任)
第12条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、町長が別に定める。
附 則
この規則は、平成16年3月13日から施行する。